ZeitScan 4.0

ZeitScan 4.0 ist ein System zur Personalzeiterfassung, mit dem alle Anforderungen der betrieblichen Arbeitszeiterfassung abgedeckt werden können.

Es ist hochgradig konfigurierbar, personalisierbar und erlaubt die präzise Erfassung aller relevanten Daten auch dann, wenn in Ihrem Unternehmen mit den unterschiedlichsten Arbeitszeitmodellen gearbeitet wird.

In ZeitScan 4.0 können reguläre Arbeitszeiten wie Standard 40-Std.-Wochen ebenso komfortabel und sicher erfasst werden, wie die speziellen Arbeitszeiten von Außendienstmitarbeitern mit Gleitzeiten und weiteren Sonderregelungen.

Die Planung und Erfassung von Urlaubs- und Feiertagen, Überwachung der Gesamtarbeitszeiten, automatische Abmeldung von Mitarbeitern bei Zeitüberziehung, Zuweisung der Arbeitszeit zu Kostenstellen und Gleitzeitregelungen sind mit ZeitScan 4.0 ebenfalls problemlos realisierbar.

ZeitScan 4.0 verwendet als Basis IBM Lotus Notes. Das ermöglicht die Nutzung der bewährten, fein granulierten Rechteverwaltung und des integrierten Notes-Mailsystems für Benachrichtigungen. Auch eine Standort-übergreifende Verwaltung mehrerer Niederlassungen wird durch die Notes-Replizierung möglich.

Die Anmeldung zur Erfassung der anfallenden Arbeitszeiten kann bei ZeitScan 4.0 auf drei Wegen erfolgen:
  • durch die Anmeldung im Notes-Client
  • über einen beliebigen Webbrowser
  • über jeden handelsüblichen Terminal (auch mit Barcode- oder Chip-Karten)

Was ZeitScan 4.0 nicht bieten kann! Diese Lösung dient ausschließlich zur Personalzeiterfassung. Lohn- und Gehaltsberechnungen auf Basis der erfassten Daten sind nicht möglich. Enthalten sind jedoch Exportfilter, um die Daten an jede handelsübliche Lohnbuchhaltungssoftware weiter zu geben.

In den folgenden Boxen möchten wir Ihnen die Möglichkeiten von ZeitScan 4.0 vorstellen. So bekommen Sie einen persönlichen Eindruck davon, wie gewinnbringend und effektiv dieses Werkzeug in Ihrer Personalzeiterfassung wirken kann.

Personalisierte Daten

Das persönliche Zeitscan 4.0-Portal für jeden Mitarbeiter.

Beim Start von Zeitscan 4.0 bekommt jeder Mitarbeiter, basierend auf seinem Status im System, alle von ihm benötigten Menüs und Optionen in seinem persönlichen Portal präsentiert. Mit wenigen Mausklicks erhält er einen Überblick über seinen eigenen Status und wird umfassend über alle bisher eingetragenen Zeiten informiert.

Mögliche Fehleingaben der Mitarbeiter, ob versehentlich oder absichtlich, werden durch die interne Plausibilitätsprüfung in Zeitscan 4.0 ausgeschlossen.

Grundsätzlich gilt: Jede Aktion innerhalb von Zeitscan 4.0 wird genau protokolliert und steht bei Bedarf zur Überprüfung bereit.

Die Rollen

Zeitscan 4.0 arbeitet mit drei verschiedenen Rollen, die es ermöglichen, die Zugriffs- und Verwaltungsaufgaben sauber getrennt auf die Mitarbeiter zu verteilen.

  • Der einfache Mitarbeiter
    Er bekommt nur die Daten und Optionen zu seinem Arbeitszeitkonto präsentiert. Er kann seine persönlichen Daten einsehen wie z. B. seinen Status, An- und Abmeldezeiten, seine Kostenstelle, welches Arbeitszeitmodell für ihn gilt und wie seine bisherige Stundenbilanz an Arbeitszeiten und Urlaubstagen aussieht.
    Er kann auch Sonderzeiten (z. B. Fortbildung, Urlaub, Krankheitstage) dort angeben, die er – soweit nicht selber berechtigt - zur Freigabe an seinen Zeitvorgesetzten einreichen muss.
  • Der Zeitvorgesetzte
    Er verwaltet neben seinem eigenen Arbeitszeitkonto auch die Konten andere Mitarbeiter. Diese Aufgabe übernehmen in der Regel betriebliche Vorgesetzte wie Werksmeister oder Teamleiter. Der Zeitvorgesetzte kann Einträge der anderen Mitarbeiter überwachen, ändern und eingereichte Sonderzeiten freigeben oder ablehnen.
    Eigene Sonderzeiten kann er nur dann freigeben, wenn er die Berechtigung dazu bekommt. Fehlen diese Rechte, muss er seine Sonderzeiten zur Freigabe beim Zeitscan-Manager einreichen.
  • Der Zeitscan-Manager
    Er besitzt alle Rechte im Zeiterfassungssystem. Ihm unterliegt auch die Konfiguration und Pflege aller Stammdaten, mit denen das System arbeitet. Auch der Zeitscan-Manager kann für sich selber nur dann Sonderzeiten freigeben, wenn ihm das Recht zuerkannt wird.

Features

Die folgen die Liste zeigt die wichtigsten Features von ZeitScan 4.0 auf.

Damit ist ZeitScan 4.0 die richtige Antwort auf die stetige Zunahme individueller Arbeitszeitmodelle.

  • Benutzerfreundlichkeit
    Die Anwender benötigen nur eine sehr kurze Einweisung.
  • Persönliches Portal
    Jeder Anwender bekommt nur die für ihn relevanten Daten präsentiert.
  • Erlaubte Anmeldearten
    Für jeden Mitarbeiter kann festgelegt werden, auf welchem Weg (Notes, Browser oder Terminal) er sich am System anmelden darf. Kombinationen sind möglich.
  • Mobile Anmeldung
    Die Anmeldung von einem mobilen Gerät (BlackBerry, PDA usw.) über einen Browser ist ebenfalls möglich.
  • Sperrzeiten beim An- und Abmelden
    Vermeidet wiederholtes An- und Abmelden eines Mitarbeiters in kurzer Zeit.
  • Automatische Abmeldungen
    Wenn ein Mitarbeiter vergisst, sich beim System abzumelden, wird er nach einer vordefinierten Zeit zwangsweise abgemeldet.
  • Ungenehmigte Abwesenheiten
    Meldet sich ein Mitarbeiter nicht zur vorgegebenen Zeit an und es liegen keine Einträge für Sonderzeiten an, wird dies vom System registriert und gemeldet.
  • Kostenstellenzuordnung
    Mitarbeiter, Sonderzeiten und Zuschläge können einer Kostenstelle zugeordnet werden. Es können beliebig viele Kostenstellen angelegt werden.
  • Import von Mitarbeitern
    Beim ersten Start von ZeitScan 4.0 können alle vorhandenen Mitarbeiter aus dem öffentlichen Notes-Adressbuch importiert werden. Die zeitraubende, manuelle Eingabe der Daten entfällt, ist jedoch jederzeit möglich.
  • Arbeitszeitenmodelle
    Die Zeiterfassung kann mit beliebig vielen Arbeitszeitmodellen operieren. Wenn nötig, lässt sich jedem Mitarbeiter ein eigenes Arbeitszeitmodell zuordnen.
  • Kalender-Übersicht
    Alle genehmigten Sonderzeiten werden in einer Kalender-Übersicht erfasst.
  • Benachrichtigungen über Notes Mail
    Die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern in ZeitScan 4.0 erfolgt über das Notes-interne Mailsystem. Der Text dieser automatisch generierten Mails kann frei vordefiniert werden.
  • „Systemzeit“ und „Vertrauenszeit“
    Bei der "Zeiterfassung mit Systemzeit" wird bei der jeweiligen An-/ Abmeldung die Systemzeit des aktuellen System erfasst, an dem sich der Mitarbeiter an- oder abmeldet.
    Bei der „Zeiterfassung mit Vertrauenszeit“ kann er die An- oder Abmeldezeit manuell festlegen.
  • Archivierung
    Erfasste Zeitkontingente können in Archiv-Datenbanken ausgelagert werden, um die aktive Datenbank schlank und performant zu halten.
  • Gesetzliche Feiertage
    Für jedes Bundesland und prinzipiell für jedes andere Land können gesetzliche Feiertage vordefiniert werden. Diese Daten werden dann von ZeitScan 4.0 automatisch berücksichtigt.

Lizenzen

Die Lizenzen für ZeitScan 4.0 sind im Block ab 50 User erhältlich.

Damit können Sie jederzeit bei Bedarf neue Benutzerkonten in ZeitScan 4.0 einrichten und müssen sich nicht ständig um die Anzahl der vorhandenen Lizenzen sorgen.

Upgrade
Bei einem Upgrade auf das nächste größere Lizenzpaket wird nur die Differenz zum bisherigen Paket in Rechnung gestellt. Nach Eingabe des neuen Lizenzschlüssels stehen die erweiterten Lizenzen sofort zur Verfügung.

Support
Der Wartungsvertrag für ZeitScan 4.0 umfasst unter anderem den kostenlosen und automatischen Bezug aller neuen Programmversionen sowie den unbegrenzten telefonischen Support oder - wenn eingerichtet - Fernwartungs-Support bei Fragen und Problemen.

Screenshots

std

Portfolio IBM Zeitscan 4.0 Screenshots

Referenzkunden

Eine Liste mit ausgewählten Referenzkunden zu ZeitScan 4.0 finden Sie in unserer Referenzübersicht.

Zu den Referenzen

Neugierig geworden?

Von ZeitScan 4.0 stellen wir Ihnen eine Demo-Version zum Download bereit. Die Anzahl der zu verwaltenden Mitarbeiterkonten ist auf max. 5 beschränkt, ansonsten ist diese Version voll funktionsfähig und lässt sich auch zeitlich unbegrenzt nutzen.

Testen Sie ZeitScan 4.0 ausgiebig und ohne Zeitdruck.

Nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf. Wir freuen uns auf Sie!